Terminplanung-Software für die Physiotherapie: So wählst du richtig

Die beste Terminplanung-Software für eine Physiotherapie-Praxis ist die, die zu deinem Abrechnungsweg passt. Rechnest du selbst mit gesetzlichen Kassen ab, brauchst du eine Praxissoftware mit Kassenabrechnung. Behandelst du Privatpatient:innen und Selbstzahler, genügt ein Tool mit Online-Buchung, Behandlungsserien, Erinnerung mit Einwilligung und dem direkten Weg vom Termin zur Rechnung — oft kostenlos.

Dieser Artikel sortiert die Tool-Arten, nennt die sieben Kriterien, die in der Physiotherapie wirklich zählen, und zeigt die Datenschutz-Fallen, die Anbieterseiten meist auslassen. Wie Online-Buchung die Ausfallquote senkt, steht ausführlich im Artikel Online-Terminbuchung in der Praxis.

Welche Art von Terminplanung-Software passt zu deiner Praxis?

Unter „Terminplanung-Software" werden vier sehr unterschiedliche Dinge angeboten. Wer sie nicht auseinanderhält, zahlt für Funktionen, die er nie nutzt — oder merkt zu spät, dass die Rechnung doch wieder von Hand entsteht.

Art	Online-Buchung	Privatrechnung	Kassenabrechnung (§ 302)	Passt für
Papier- oder Excel-Kalender	nein	von Hand	nein	Start mit wenigen Patient:innen
Allgemeines Buchungstool	ja	nein	nein	Praxen, die schon eine Rechnungslösung haben
Kassen-Praxissoftware mit Terminmodul	je nach Anbieter	ja	ja	Praxen mit überwiegender Kassenabrechnung
Termine + Privatrechnung in einem	ja	ja	nein	Privat- und Selbstzahlerpraxen, Hausbesuche

Allgemeine Buchungstools sind für Beratungs- oder Friseurtermine gebaut. Sie funktionieren, kennen aber weder Behandlungsserien noch Privatrechnungen — die Daten tippst du danach ein zweites Mal ab. Kassen-Praxissoftware deckt dagegen alles ab, inklusive Heilmittelkatalog und Datenträgeraustausch, ist aber für eine kleine Privatpraxis oft zu groß und zu teuer. Einen Marktüberblick mit Anbietern gibt der Praxissoftware-Vergleich für die Physiotherapie.

Die 7 Kriterien, die in der Physiotherapie wirklich zählen

Feature-Listen sind lang. Für eine Physiotherapie-Praxis entscheiden diese sieben Punkte:

Behandlungsserien statt Einzeltermine. Eine Verordnung umfasst meist mehrere Einheiten, etwa sechs Termine Krankengymnastik. Die Software sollte eine Serie mit fester Anzahl anlegen und anzeigen, wie viele Einheiten noch offen sind.
Leistungen mit Dauer und Puffer. Manuelle Therapie, Lymphdrainage 45 Minuten, Hausbesuch: Jede Leistung braucht ihre eigene Dauer plus Puffer für Dokumentation, Desinfektion oder Fahrt. Nur dann sind die online buchbaren Zeiten realistisch.
Online-Buchung über deinen eigenen Link. Patient:innen buchen rund um die Uhr, du teilst den Link auf Website, im Google-Unternehmensprofil und in der E-Mail-Signatur. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, daneben immer eine andere Buchungsmöglichkeit anzubieten — das Telefon bleibt also.
Erinnerung mit Einwilligung und Absagelink. Die Erinnerung senkt Ausfälle, der Absagelink macht aus einem No-Show eine rechtzeitige Absage. Das Einwilligungs-Häkchen muss die Software selbst mitbringen.
Datenschutz für Gesundheitsdaten. Auftragsverarbeitungsvertrag, Geheimhaltungsverpflichtung, transparente Dienstleisterliste — Details im nächsten Abschnitt.
Vom Termin zur Rechnung. Auf die Rechnung gehören die Behandlungsdaten jeder Sitzung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Liegen die Termine schon im System, sollte die Rechnung daraus entstehen, statt sie abzutippen. Was sonst noch draufgehört, steht im Artikel Privatpatienten-Rechnung in der Physiotherapie.
Ein Kostenmodell, das zu dir passt. Preis pro Therapeut:in, Kosten je SMS, Aufpreise für Module, Mindestlaufzeit — rechne mit deiner echten Praxisgröße, nicht mit dem Einstiegspreis.

Teste jedes Tool mit einer echten Woche: Lege deine Leistungen an, buche dir selbst drei Termine über den Link und schließe einen davon ab. Nach 20 Minuten weißt du, ob die Software zu deinem Alltag passt — mehr als jede Feature-Liste dir sagt.

Datenschutz: Darauf musst du bei Terminsoftware achten

Schon die Information, dass jemand einen Termin in einer Therapiepraxis hat, ist ein Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO, Erwägungsgrund 35). Für die Auswahl heißt das:

Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Ein externer Terminanbieter verarbeitet die Daten in deinem Auftrag. Eine Einwilligung der Patient:innen dafür brauchst du nicht, du nennst den Anbieter aber in deiner Datenschutzinformation — nach Auffassung der Datenschutzkonferenz namentlich.
Geheimhaltungsverpflichtung (§ 203 StGB). Als Physiotherapeut:in unterliegst du der strafrechtlichen Schweigepflicht. Du musst den Anbieter zur Geheimhaltung verpflichten; die allgemeine Vertraulichkeitsklausel eines AVV nennt die Schweigepflicht nicht. Fehlt die Verpflichtung und gibt beim Anbieter jemand ein Geheimnis preis, kannst du dich selbst strafbar machen (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB).
Dienstleister und Drittländer. Lass dir zeigen, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und ob Daten — auch für Support oder Wartung — in Drittländer gehen (Art. 44 ff. DSGVO).
Kein Diagnosefeld im Buchungsformular. Name, Kontakt und Terminwunsch genügen.

Achtung bei Terminplattformen, auf denen Patient:innen ein eigenes Nutzerkonto anlegen: Dort ist der Anbieter nach Auffassung der Datenschutzkonferenz insoweit selbst Verantwortlicher und braucht für Gesundheitsdaten in der Regel eine eigene Einwilligung. Für deine Praxis ist ein reines Werkzeug, das nur in deinem Auftrag arbeitet, rechtlich deutlich übersichtlicher.

Bei der Erinnerung unterscheiden die Aufsichtsbehörden zwei Ebenen: Buchung und Buchungsbestätigung sind Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO). Die proaktive Terminerinnerung per E-Mail oder SMS braucht dagegen eine ausdrückliche, nachweisbare Einwilligung. Die ausführliche Herleitung steht im Artikel Online-Terminbuchung: No-Shows senken und Datenschutz wahren.

Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Kostenlose Terminplanung: Was du realistisch bekommst

Kostenlose Tarife sind bei Buchungstools verbreitet. Sie unterscheiden sich vor allem im Kleingedruckten:

Begrenzte Buchungen pro Monat oder nur eine Leistung
Erinnerungen nur im bezahlten Tarif, SMS fast immer gegen Aufpreis
Anbieter-Logo auf der Buchungsseite
AVV nicht in jedem Gratis-Tarif selbstverständlich — frag nach, bevor du Patientendaten eingibst

In Invofy sind Online-Buchung, Kalender, Bestätigung und die 24-Stunden-Erinnerung per E-Mail mit eigenem Einwilligungs-Häkchen im kostenlosen Plan enthalten, ebenso drei Rechnungen pro Monat. Unbegrenzte Rechnungen, Versand per E-Mail und das Praxislogo gibt es im PRO-Tarif für 9,99 € im Monat (Stand: November 2026).

Hausbesuche und mobile Praxis

Auch eine reine Hausbesuchspraxis ohne festen Sitz ist für Privatpatient:innen zulässig. Für die Terminplanung bedeutet das: Fahrzeiten gehören als Puffer in die Leistung, und der Kalender muss am Smartphone genauso gut funktionieren wie am Schreibtisch.

Therapeut unterstützt einen älteren Mann bei Dehnübungen in dessen Wohnung — Bei Hausbesuchen gehört die Fahrzeit als Puffer in jede Leistung. · Foto: Kampus Production / Pexels

Am meisten spart, wer die Rechnung direkt nach dem Termin vor Ort erstellt, solange die Details frisch sind. Worauf du dabei achtest, steht in der Checkliste Rechnung unterwegs schreiben.

Umstieg vom Papierkalender in 5 Schritten

Wochenplaner aus Papier mit Stift auf einem Schreibtisch — Der Umstieg gelingt am leichtesten zu einem Stichtag, nicht schleichend. · Foto: https://kaboompics.com/ / Pexels

Leistungen anlegen — mit Dauer, Puffer und Preis. Die Preise stimmst du vorher mit deiner Honorarvereinbarung ab.
Bestehende Patient:innen übernehmen, die in den nächsten Wochen Termine haben — nicht die ganze Kartei auf einmal.
Offene Serien eintragen, damit die restlichen Einheiten sichtbar sind.
Stichtag setzen: Ab dem Tag X werden neue Termine nur noch digital vergeben, der Papierkalender läuft für alte Termine aus.
Buchungslink verteilen und die Einwilligung für Erinnerungen bei Bestandspatient:innen beim nächsten Besuch einholen.

Brauchst du eine Kassen-Praxissoftware?

Termine + Privatrechnung reichen, wenn …

du überwiegend Privatpatient:innen und Selbstzahler behandelst
du einzelne Kassenrezepte über ein Abrechnungszentrum abrechnest
du allein oder im kleinen Team arbeitest
du viele Hausbesuche machst

Kassen-Praxissoftware lohnt sich, wenn …

du überwiegend mit gesetzlichen Kassen abrechnest
du selbst per Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V abrechnen willst
mehrere Therapeut:innen und Räume zentral geplant werden
du Verordnungen elektronisch prüfen lassen willst

Viele Privatpraxen zahlen für eine Vollsoftware, deren Kassenmodule sie nie nutzen.

Ehrlich eingeordnet: Invofy rechnet nicht direkt mit gesetzlichen Krankenkassen ab. Für Praxen mit überwiegender Kassenabrechnung ist eine klassische Praxissoftware die richtige Wahl — den direkten Vergleich zeigt Invofy vs. Theorg, für termin-getriebene Praxen Invofy vs. appointmed.

Checkliste: die richtige Terminplanung-Software finden

Häufige Missverständnisse

„Für Termine reicht doch mein normaler Online-Kalender." — Für die eigene Übersicht vielleicht. Er kennt aber weder Behandlungsserien noch Rechnungen, und sobald Patientendaten darin stehen, brauchst du auch dort einen AVV und eine Geheimhaltungsverpflichtung.

„Kostenlos heißt schlechter." — Nicht zwingend. Entscheidend sind die Grenzen des Gratis-Tarifs und ob die Daten danach noch abgetippt werden müssen.

„Ich brauche eine große Praxissoftware, um professionell zu wirken." — Patient:innen sehen nur den Buchungslink, die Erinnerung und die Rechnung. Ob dahinter eine Vollsoftware steckt, merken sie nicht.

Fazit

Wähle Terminplanung-Software nach deinem Abrechnungsweg, nicht nach der längsten Feature-Liste. Für Privat- und Selbstzahlerpraxen zählen Behandlungsserien, Erinnerungen mit Einwilligung, ein sauberer AVV mit Geheimhaltung und der direkte Weg vom Termin zur Rechnung. Kassen-Praxissoftware lohnt sich, sobald du überwiegend selbst mit Kassen abrechnest.

Häufig gestellte Fragen

Welche Terminplanung-Software eignet sich für eine Physiotherapie-Privatpraxis?

Eine Lösung mit Online-Buchung über einen eigenen Link, Behandlungsserien, Erinnerungen nur mit Einwilligung, einem Auftragsverarbeitungsvertrag samt Geheimhaltungsverpflichtung und idealerweise dem direkten Weg vom abgeschlossenen Termin zur Privatrechnung. Eine Kassen-Praxissoftware mit Abrechnung nach § 302 SGB V brauchst du nur, wenn du selbst mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnest.

Gibt es kostenlose Terminplanung-Software für Physiotherapeuten?

Ja, mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife. Prüfe dabei, ob Erinnerungen, mehrere Leistungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag im Gratis-Tarif enthalten sind und wie viele Buchungen er erlaubt. Bei Invofy sind Online-Buchung, Kalender und die 24-Stunden-Erinnerung im kostenlosen Plan enthalten.

Brauche ich für Online-Terminbuchung eine Einwilligung der Patienten?

Für die Buchung selbst und die Buchungsbestätigung nicht, das ist Vertragserfüllung. Für Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS verlangt die Datenschutzkonferenz eine ausdrückliche, nachweisbare Einwilligung, am besten als eigenes, nicht vorangekreuztes Häkchen im Buchungsformular.

Reicht ein allgemeines Buchungstool wie für Friseure oder Berater?

Technisch oft ja, rechtlich nur mit Sorgfalt. Schon der Termin in einer Therapiepraxis ist ein Gesundheitsdatum. Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Verpflichtung des Anbieters zur Geheimhaltung wegen § 203 StGB und Klarheit, wo die Daten verarbeitet werden. Frag vor dem Start, ob der Anbieter das für Heilberufe anbietet.

Wie plane ich eine Behandlungsserie aus einer Verordnung?

Lege die Serie mit fester Anzahl an, zum Beispiel sechs Termine Krankengymnastik, und plane die Folgetermine gleich beim ersten Besuch. Gute Software zeigt dir, wie viele Einheiten noch offen sind, damit keine Lücke entsteht und am Ende alle Termine auf der Rechnung stehen.

Kann ich Terminplanung und Kassenabrechnung trennen?

Ja. Wer nur wenige Kassenpatienten hat, rechnet diese oft über ein Abrechnungszentrum ab und nutzt für Termine und Privatrechnungen eine schlanke Lösung. Bei überwiegender Kassenabrechnung ist eine Praxissoftware mit integrierter Abrechnung nach § 302 SGB V meist der einfachere Weg.

Quellen

DSK (Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder): Datenschutz bei der Terminverwaltung durch Heilberufspraxen — Positionspapier, Beschluss vom 16.06.2025
Art. 6, 9, 13, 28, 44 ff. DSGVO sowie Erwägungsgrund 35
§ 203 StGB — Verletzung von Privatgeheimnissen (Absätze 1, 3 und 4)
§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (Abs. 4 Satz 1 Nr. 6)
§ 302 SGB V — Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Invofy und beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der GoBD-konformen Rechnungs- und Praxisverwaltung für Heilberufe. Er arbeitet eng mit Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen zusammen und übersetzt komplexe steuer- und abrechnungsrechtliche Vorgaben (§14 UStG, §4 Nr. 14 UStG, GoBD, E-Rechnung) in praktikable Abläufe. Invofy entstand aus der Beobachtung, dass Therapiepraxen zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten Praxis-Systemen keine passende, rechtssichere Lösung finden. Alle Inhalte werden nach bestem Wissen recherchiert und mit den genannten Quellen belegt — sie ersetzen jedoch keine individuelle Steuerberatung.