Privatpatienten & Privatrezept abrechnen – Physiotherapie 2026

Die kurze Antwort: Du schreibst die Rechnung immer an den Patienten — nicht an dessen Versicherung — und darfst deinen Preis frei festlegen. Was viele unsicher macht, sind vier Dinge: die richtige Preishöhe, der Ablauf beim Privatrezept, die korrekten Pflichtangaben und der Unterschied zwischen Privatversicherten, Beihilfeberechtigten und reinen Selbstzahlern. Genau das klären wir hier — mit den Kassensätzen 2026, den aktuellen Beihilfe-Höchstbeträgen und einer Muster-Rechnung zum Nachbauen.

Wenn du die Grundlagen des Rechnungschreibens als Physiotherapeut noch brauchst, starte mit unserem Ratgeber Rechnung schreiben in der Physiotherapie. Dieser Artikel geht speziell auf die Privatabrechnung ein.

Privatpatient, PKV, Beihilfe, Selbstzahler — wer ist wer?

Ein häufiges Missverständnis: „Privatpatient" ist nicht gleich „Privatpatient". Für deine Rechnung ist die Unterscheidung wichtig, weil sie bestimmt, wie der Patient später erstattet bekommt — die Rechnung selbst stellst du aber immer an den Patienten.

Wie viel darfst du verlangen? Preise nach GebüTH

Für Heilmittel bei Privatpatienten gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung. Du legst deine Preise also frei fest. Haben Praxis und Patient nichts vereinbart, schuldet der Patient die übliche Vergütung (§ 612 Abs. 2 BGB) — deshalb lohnt sich eine schriftliche Preisvereinbarung vor der ersten Behandlung.

Als Orientierung für „üblich" hat sich die GebüTh (Gebührenübersicht für Therapeuten, Buchner Verlag) etabliert. Sie ist kein Gesetz, sondern eine private Übersicht der in Deutschland üblichen Vergütungen — verbindlich wird sie nur, wenn du sie in der Honorarvereinbarung zugrunde legst. Ihre Kernregel (§ 4 Abs. 1, 11. Auflage): Die Gebühr beträgt das 1,4- bis 2,3-Fache des Regelsatzes, und Regelsatz ist der bundeseinheitliche Höchstsatz der gesetzlichen Krankenversicherung. Wer über dem 2,3-Fachen liegt, muss das laut GebüTh begründen können (z. B. besonderer Aufwand).

Mit den Kassensätzen, die seit dem 01.01.2026 gelten, ergibt das:

Beihilfe: Höchstbeträge im Blick behalten

Bei Beihilfeberechtigten (Beamte, Richter, Soldaten und ihre Angehörigen) erstattet die Beihilfe Heilmittel nur bis zu Höchstbeträgen. Für Bundesbeamte stehen sie in Anlage 9 der Bundesbeihilfeverordnung (BBhV); die Länder haben eigene Beihilfeverordnungen mit eigenen Werten.

Das Bemerkenswerte: Die Höchstbeträge der Bundesbeihilfe liegen sogar unter den Kassensätzen. Jeder übliche Privatpreis führt bei Beihilfeberechtigten deshalb zu einem Eigenanteil — Beihilfe und ergänzende PKV erstatten zusammen nur bis zum Höchstbetrag, die Differenz trägt der Patient selbst.

Rechtlich ist das unproblematisch: Dein vereinbartes Honorar bleibt bestehen. Praktisch solltest du Beihilfeberechtigte aber vor der Behandlung darauf hinweisen, damit es bei der Abrechnung keine Überraschung gibt. Die GebüTh empfiehlt dafür den ausdrücklichen Hinweis in der Honorarvereinbarung, dass sie unabhängig von der Erstattungspraxis der Kostenträger gilt.

Privatrezept abrechnen: Schritt für Schritt

Ein Privatrezept (Privatverordnung) ist die ärztliche oder heilpraktische Verordnung eines Heilmittels außerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung. Anders als die Kassenverordnung (Muster 13) unterliegt es nicht der Heilmittel-Richtlinie — es gibt also weder die 28-Tage-Frist bis zum Behandlungsbeginn noch die 14-Tage-Unterbrechungsregel. So rechnest du ab:

1. Rezept prüfen. Stehen Diagnose, Heilmittel (z. B. KG, MT), Anzahl der Behandlungen, Aussteller und Datum drauf? Fehlt etwas, kläre es vor der ersten Sitzung — die Angaben übernimmst du später in die Rechnung, und PKV wie Beihilfe prüfen sie.

2. Preis vorab vereinbaren. Lege deine Preise pro Leistung schriftlich fest (siehe Preise nach GebüTH). Bei Beihilfeberechtigten auf den voraussichtlichen Eigenanteil hinweisen.

3. Behandeln und dokumentieren. Halte für jede Sitzung das Datum fest — du brauchst es für die Rechnung.

4. Rechnung stellen. An den Patienten, mit allen Pflichtangaben — darunter die Behandlungsdaten, der Verordnungsbezug (Arzt, Datum der Verordnung) und der Hinweis „Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG". Ob du nach jeder Sitzung oder gesammelt am Ende der Serie abrechnest, vereinbarst du mit dem Patienten.

5. Zahlung und Erstattung. Der Patient zahlt dich und reicht Rechnung — in der Regel zusammen mit der Verordnung — bei seiner PKV bzw. Beihilfestelle ein. Wie viel erstattet wird, hängt von seinem Tarif ab; an deiner Forderung ändert das nichts.

Wer regelmäßig Privatrezepte abrechnet, spart mit Software Zeit: Patientendaten, Leistungen und Preise einmal anlegen, Behandlungsserien erfassen — die Rechnung entsteht dann aus den dokumentierten Terminen. Wie das in Invofy aussieht, zeigt die Seite Privatpatienten-Abrechnung für Physiopraxen.

Pflichtangaben auf der Privatrechnung

Eine Privatrechnung ist eine ganz normale Rechnung im Sinne des § 14 UStG — plus ein paar heilmittelspezifische Angaben. Konkret gehören darauf:

1. Name und Anschrift der Praxis und des Patienten
2. Steuernummer (oder USt-IdNr.) der Praxis
3. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
4. Rechnungsdatum
5. Behandlungsdaten — der Zeitpunkt der Leistung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG), also das Datum jeder Sitzung bzw. der Behandlungszeitraum
6. Konkrete Leistung: nicht „Physiotherapie", sondern z. B. „Krankengymnastik (KG), 6× à 20 Min."
7. Diagnose / Verordnungsbezug (Arzt, Datum der Verordnung)
8. Gesamtbetrag
9. USt-Hinweis: „Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG"

Die allgemeinen Pflichtangaben erklären wir ausführlich im Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung. Warum der USt-Hinweis nötig ist und wann eine Leistung doch steuerpflichtig wird, steht im Artikel Umsatzsteuerbefreiung für Heilberufe.

So sieht eine korrekte Privatrechnung aus

Zum Nachbauen gibt es die kostenlose Rechnungsvorlage für Therapeuten mit vorbelegtem §4-Nr.-14-Hinweis. Wenn du regelmäßig privat abrechnest, lohnt eine Software für die Privatpatienten-Abrechnung, die Nummernkreis, Steuerhinweis und Patientenstamm automatisch verwaltet.

Brauchst du ein Privatrezept?

Für die Umsatzsteuerfreiheit als Heilbehandlung ist in der Regel eine ärztliche oder heilpraktische Verordnung nötig — das Privatrezept. Es belegt das therapeutische Ziel. Ohne Verordnung und ohne therapeutisches Ziel (z. B. Wellness) ist die Leistung dagegen umsatzsteuerpflichtig.

Ausfallhonorar und Behandlungsvertrag

Gerade bei Selbstzahlern lohnt sich ein schriftlicher Behandlungsvertrag mit Honorar- und Ausfallregelung. Erscheint ein Patient trotz verbindlich vereinbartem Termin nicht, kannst du ein Ausfallhonorar verlangen — vorausgesetzt, die Regelung ist wirksam vereinbart und der Termin war fest gebucht.

Steuerfreie und steuerpflichtige Positionen trennen

Viele Praxen mischen: steuerfreie Heilbehandlung + steuerpflichtiger Warenverkauf (z. B. Tape, Creme) oder Wellness. Beides darf auf eine Rechnung, muss aber klar getrennt ausgewiesen werden — die steuerfreie Position mit §4-Nr.-14-Hinweis, die steuerpflichtige mit Steuersatz (außer bei Kleinunternehmer-Status nach §19 UStG). Wie das zusammenspielt, erklärt der Artikel zur Umsatzsteuerbefreiung für Heilberufe.

Checkliste: korrekte Privatrechnung

• Rechnung an den Patienten adressiert (nicht an die Versicherung)
• Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten — inkl. Behandlungsdaten
• Konkrete Leistung mit Kürzel (KG/MT/MLD), Anzahl und Dauer
• Diagnose-/Verordnungsbezug angegeben
• USt-Hinweis „§ 4 Nr. 14 UStG" bei steuerfreier Heilbehandlung
• Steuerpflichtige Positionen (Wellness/Waren) separat ausgewiesen
• Preis vorab schriftlich vereinbart (Honorarvereinbarung), Beihilfe-Eigenanteil angesprochen
• Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer

Häufige Missverständnisse

„Ich rechne mit der privaten Krankenversicherung ab." — Nein. Du rechnest mit dem Patienten ab; er holt sich die Erstattung selbst.

„Es gibt feste Preise für Privatpatienten." — Nein. Es gibt keine gesetzliche Gebührenordnung; die GebüTh ist eine Orientierung, die erst durch Vereinbarung verbindlich wird.

„Die Beihilfe zahlt mindestens den Kassensatz." — Nein. Die Höchstbeträge der Bundesbeihilfe liegen teils sogar darunter (KG: 29,00 € gegenüber 29,63 €).

„Für ein Privatrezept gilt die 28-Tage-Frist." — Nein. Die Fristen der Heilmittel-Richtlinie gelten nur für Kassenverordnungen.

„Wenn die PKV kürzt, bekomme ich weniger." — Nein. Dein Honorar schuldet der Patient in voller Höhe; Kürzungen sind seine Sache mit der Versicherung.

Fazit

Privatabrechnung in der Physiotherapie ist unkompliziert, wenn vier Dinge stimmen: Du adressierst die Rechnung an den Patienten, legst deinen Preis bewusst und schriftlich fest (GebüTh-Spanne als Leitplanke, Beihilfe-Eigenanteil im Blick), führst alle Pflichtangaben inklusive Behandlungsdaten und USt-Hinweis auf und arbeitest Privatrezepte in den fünf Schritten ab. Für steuerpflichtige Extras gilt: getrennt ausweisen.

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Invofy und beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der GoBD-konformen Rechnungs- und Praxisverwaltung für Heilberufe. Er arbeitet eng mit Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen zusammen und übersetzt komplexe steuer- und abrechnungsrechtliche Vorgaben (§14 UStG, §4 Nr. 14 UStG, GoBD, E-Rechnung) in praktikable Abläufe. Invofy entstand aus der Beobachtung, dass Therapiepraxen zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten Praxis-Systemen keine passende, rechtssichere Lösung finden. Alle Inhalte werden nach bestem Wissen recherchiert und mit den genannten Quellen belegt — sie ersetzen jedoch keine individuelle Steuerberatung.

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