Pflichtangaben auf Rechnungen — Vollständige Checkliste
Eine Rechnung ist nur dann gültig, wenn sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Fehlt auch nur ein Pflichtfeld, kann der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug verlieren — und Sie riskieren Ärger mit dem Finanzamt. Hier finden Sie die vollständige Checkliste nach §14 UStG.
Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG
Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
Ihr Firmenname oder vollständiger Name mit Straße, PLZ und Ort.
Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Name und Adresse Ihres Kunden oder Patienten.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ihre Steuernummer vom Finanzamt oder Ihre USt-ID.
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige, fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung.
Menge und Art der Lieferung oder Leistung
Was genau wurde geliefert oder welche Dienstleistung wurde erbracht?
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Wann wurde die Leistung erbracht?
Nettobetrag (Entgelt)
Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer.
Steuersatz und Steuerbetrag
Der anzuwendende USt-Satz (7% oder 19%) und der daraus resultierende Betrag.
Bruttobetrag (Gesamtbetrag)
Die Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuer.
Gut zu wissen: Invofy prüft alle zehn Pflichtangaben automatisch, bevor eine Rechnung finalisiert wird. Fehlende Angaben werden markiert, damit nichts vergessen wird. Probieren Sie unsere kostenlose Rechnungsvorlage aus.
Besonderheiten für Kleinunternehmer
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen, gelten einige Abweichungen bei den Pflichtangaben:
- Sie dürfen keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag ausweisen (Angaben 9 und 10 entfallen).
- Stattdessen müssen Sie folgenden Pflichthinweis auf die Rechnung setzen: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- Alle übrigen Pflichtangaben (1–8) gelten unverändert.
Unsicher, ob Sie Kleinunternehmer sind? Nutzen Sie unseren kostenlosen Kleinunternehmer-Check und finden Sie es in wenigen Sekunden heraus.
Vorsicht: Wenn Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweisen, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt — obwohl Sie eigentlich nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Prüfen Sie Ihre Rechnungen daher sorgfältig.
Besonderheiten für Heilberufe
Heilberufler wie Ärzte, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten und Heilpraktiker sind nach §4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Auch hier gelten abweichende Regeln:
- Kein Steuersatz und Steuerbetrag auf der Rechnung (da umsatzsteuerbefreit).
- Pflichthinweis: „Gemäß §4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerbefreit.“
- Der Nettobetrag entspricht dem Bruttobetrag.
- Die Befreiung gilt nur für Heilbehandlungen, nicht für alle Leistungen.
Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Ratgeber zur Umsatzsteuerbefreiung für Heilberufe.
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Sie müssen nur folgende Angaben enthalten:
Was bei Kleinbetragsrechnungen entfallen darf: Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer/USt-ID, fortlaufende Rechnungsnummer, separater Ausweis des Steuerbetrags und Nettobetrag. Trotzdem empfiehlt es sich, auch bei Kleinbeträgen vollständige Rechnungen zu schreiben — das spart spätere Rückfragen.