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Ausfallhonorar in der Praxis: Wann du es verlangen darfst — und wann nicht

Patient nicht erschienen? Wann ein Ausfallhonorar rechtens ist (§615 BGB), wie hoch es sein darf, welche Fristen gelten, warum viele AGB-Klauseln unwirksam sind und ob Umsatzsteuer anfällt.

Benjamin Krug12 Min. Lesezeit
Leerer Wartebereich einer Praxis nach einem nicht wahrgenommenen Termin
Foto: Juan Manuel Montejano Lopez / Pexels

Die kurze Antwort: Ja, du darfst ein Ausfallhonorar verlangen — aber nur unter klaren Voraussetzungen, und viele Praxen scheitern an einer unwirksamen Vertragsklausel. Ein Ausfallhonorar ist Ersatz für deinen Verdienstausfall, kein Strafgeld. Wer das verwechselt, riskiert, dass die ganze Forderung vor Gericht keinen Bestand hat. Hier ist, was wirklich zählt.

Wann du ein Ausfallhonorar verlangen darfst

Die rechtliche Grundlage ist der Annahmeverzug nach §615 BGB: Hält der Patient einen verbindlich vereinbarten Termin nicht ein und kannst du die Zeit nicht anderweitig nutzen, behältst du deinen Vergütungsanspruch. Alle folgenden Punkte müssen aber zusammenkommen:

Ausfallhonorar — erlaubt oder nicht?
Ausfallhonorar zulässig, wenn …
  • Wirksamer Behandlungsvertrag besteht
  • Bestellpraxis mit fest reservierter Zeit
  • Patient sagt verschuldet zu spät oder gar nicht ab
  • Termin konnte nicht neu belegt werden
Kein Ausfallhonorar, wenn …
  • Rechtzeitige Absage innerhalb der Frist (24–48 h)
  • Keine klare vorherige Vereinbarung getroffen
  • Termin wurde anderweitig vergeben (kein Schaden)
  • Absage aus wichtigem, unverschuldetem Grund

Grundlage: Annahmeverzug nach §615 BGB. Im Einzelfall entscheidend ist der nachweisbare Schaden.

Wichtig: Die Absage eines einzelnen Termins beendet **nicht** den gesamten Behandlungsvertrag — auch bei kurzfristiger Absage. Es geht nur um den einen ausgefallenen Termin.

Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?

Hier liegt der häufigste Fehler. Das Ausfallhonorar ist Schadenersatz für den Verdienstausfall — nicht mehr:

  • Obergrenze: das vereinbarte Honorar für die ausgefallene Leistung.
  • Abzug: ersparte Aufwendungen (z. B. Material, das du nicht verbraucht hast).
  • Kein Strafzuschlag: ein pauschaler Betrag über deinem regulären Satz ist unzulässig.
Terminkalender einer Praxis
Reservierte Zeit, die leer bleibt: Grundlage für den Verdienstausfall. · Foto: RDNE Stock project / Pexels

Welche Absagefrist ist angemessen?

Damit Patienten fair planen können, brauchst du eine klare, vorher kommunizierte Frist. Gerichte akzeptieren in der Regel 24 bis 48 Stunden. Sagt der Patient innerhalb der Frist ab, entsteht normalerweise kein Anspruch. Längere Fristen (z. B. „eine Woche vorher") sind im Einzelfall angreifbar, wenn sie den Patienten unangemessen benachteiligen.

Kommuniziere die Absagefrist **vor** dem ersten Termin schriftlich — z. B. im Behandlungsvertrag und als Aushang/Bestätigungs-Mail. Nur was vereinbart und nachweisbar ist, lässt sich durchsetzen.

Die AGB-Falle: warum viele Klauseln unwirksam sind

Das ist der Punkt, den die meisten Praxen unterschätzen — und der einzelne Forderungen reihenweise zu Fall bringt. Vorformulierte Ausfallklauseln in Behandlungsverträgen sind Allgemeine Geschäftsbedingungen und werden von Gerichten streng geprüft. Unwirksam sind Klauseln häufig, wenn sie:

  • intransparent oder widersprüchlich formuliert sind,
  • ein pauschales Honorar ohne Anrechnung ersparter Aufwendungen verlangen,
  • den Patienten unangemessen benachteiligen (z. B. überlange Fristen, Strafzuschläge),
  • den Eindruck einer Vertragsstrafe erwecken statt echten Schadenersatz abzubilden.
Ist die Klausel unwirksam, kann die gesamte Ausfall-Forderung scheitern — selbst wenn der Patient eindeutig zu spät abgesagt hat. Eine saubere, verständliche und angemessene Vertragsregelung ist deshalb wichtiger als die Klausel selbst „streng" zu machen.

Eine wirksame Regelung ist klar verständlich, nennt eine angemessene Frist, stellt auf den konkreten Verdienstausfall abzüglich ersparter Aufwendungen ab und macht deutlich, dass es sich um Schadenersatz handelt — keine Vertragsstrafe.

Fällt Umsatzsteuer an?

Kurz: in der Regel nein. Da bei einem Terminausfall keine Leistung erbracht wird, fehlt der für die Umsatzsteuer nötige Leistungsaustausch. Das Ausfallhonorar gilt nach herrschender Meinung als echter, nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz. Der BFH hat die Linie im Urteil vom 26.08.2021 (V R 13/19) bestätigt: Entscheidend ist, ob einer Leistung ein Entgelt gegenübersteht — beim Ausfall ohne erbrachte Leistung ist das nicht der Fall.

Aufpassen bei der Ausgestaltung: Wird der Betrag wie ein Entgelt für eine (Teil-)Leistung behandelt oder pauschal als „Gebühr" abgerechnet, kann das Finanzamt doch einen steuerbaren Vorgang annehmen. Weise das Ausfallhonorar klar als Schadenersatz aus und trenne es von Behandlungspositionen. Die Einordnung ist einzelfallabhängig — im Zweifel mit dem Steuerberater klären.

Wie du steuerfreie, steuerpflichtige und Schadenersatz-Positionen sauber auf der Rechnung trennst, zeigt der Artikel Privatpatienten-Rechnung in der Physiotherapie.

So setzt du es in der Praxis um

Häufige Missverständnisse

„Ich darf pauschal 50 € Strafe nehmen." — Nein. Nur der konkrete Verdienstausfall minus ersparter Aufwendungen, gedeckelt aufs vereinbarte Honorar.

„Auf das Ausfallhonorar muss ich Umsatzsteuer aufschlagen." — In der Regel nicht: Es ist nicht steuerbarer Schadenersatz (BFH V R 13/19).

„Meine Standard-AGB-Klausel reicht." — Oft nicht: Viele Klauseln sind unwirksam. Klar, angemessen und transparent ist entscheidend.

Fazit

Ein Ausfallhonorar ist legitim, aber kein Freibrief: Es braucht einen wirksamen Vertrag, eine angemessene Frist (24–48 h), die Beschränkung auf den echten Verdienstausfall und eine saubere, transparente Klausel. Steuerlich ist es meist nicht umsatzsteuerbar. Wer diese vier Punkte beachtet, kann ausgefallene Termine fair und rechtssicher abrechnen.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich als Therapeut ein Ausfallhonorar verlangen, wenn der Patient nicht kommt?
Ja, unter Voraussetzungen: wirksamer Behandlungsvertrag, Bestellpraxis mit reservierten Zeiten, verschuldet zu späte oder fehlende Absage und kein anderweitig belegter Termin. Rechtsgrundlage ist der Annahmeverzug nach §615 BGB.
Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein?
Maximal in Höhe des vereinbarten Honorars für die ausgefallene Leistung, abzüglich ersparter Aufwendungen. Es ist Schadenersatz für den Verdienstausfall, kein Strafzuschlag. Pauschale Beträge über dem regulären Satz sind unzulässig.
Welche Absagefrist ist zulässig?
Gerichte halten Fristen von 24 bis 48 Stunden in der Regel für angemessen. Sagt der Patient innerhalb der Frist ab, darf normalerweise kein Ausfallhonorar verlangt werden.
Ist auf das Ausfallhonorar Umsatzsteuer fällig?
In der Regel nein. Da keine Leistung erbracht wurde, gilt das Ausfallhonorar nach herrschender Meinung als echter, nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz (vgl. BFH V R 13/19). Wird der Betrag wie ein Entgelt ausgestaltet, kann Umsatzsteuer anfallen — einzelfallabhängig.
Warum sind viele Ausfallhonorar-Klauseln unwirksam?
AGB-Klauseln sind oft unwirksam, wenn sie intransparent oder widersprüchlich sind, ein pauschales Honorar ohne Anrechnung ersparter Aufwendungen verlangen oder den Patienten unangemessen benachteiligen. Eine wirksame Regelung muss klar, verständlich und angemessen sein.
Kann ich gesetzlich Versicherten ein Ausfallhonorar berechnen?
Das Ausfallhonorar ist eine privatrechtliche Forderung gegen den Patienten persönlich, nicht gegen die Krankenkasse. Es kann grundsätzlich auch gegenüber gesetzlich Versicherten geltend gemacht werden — bei denselben Voraussetzungen.

Quellen

Foto von Benjamin Krug

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Invofy und beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der GoBD-konformen Rechnungs- und Praxisverwaltung für Heilberufe. Er arbeitet eng mit Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen zusammen und übersetzt komplexe steuer- und abrechnungsrechtliche Vorgaben (§14 UStG, §4 Nr. 14 UStG, GoBD, E-Rechnung) in praktikable Abläufe. Invofy entstand aus der Beobachtung, dass Therapiepraxen zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten Praxis-Systemen keine passende, rechtssichere Lösung finden. Alle Inhalte werden nach bestem Wissen recherchiert und mit den genannten Quellen belegt — sie ersetzen jedoch keine individuelle Steuerberatung.

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