Zahlungserinnerung & Mahnung in der Therapiepraxis: der rechtssichere Ablauf

Die kurze Antwort: Du musst keine drei Mahnungen schreiben. Eine klare Rechnung mit Zahlungsziel, dann bei Bedarf eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung — mehr braucht es nicht, um deine Forderung durchzusetzen. Der häufigste Fehler ist, aus Höflichkeit ewig zu warten und am Ende die Verjährung zu riskieren. Hier ist der Ablauf, der rechtssicher und trotzdem patientenfreundlich ist.

Wie du die Rechnung selbst korrekt aufbaust, steht im Ratgeber Rechnung schreiben als Physiotherapeut und im Artikel Privatpatienten-Rechnung in der Physiotherapie. Dieser Beitrag setzt danach an: die Rechnung ist raus, das Geld nicht da.

Zahlungserinnerung oder Mahnung — was ist der Unterschied?

Beide Begriffe werden oft synonym benutzt, rechtlich sind sie es nicht:

	Zahlungserinnerung	Mahnung
Ton	freundlich, „übersehen?"	bestimmt, mit Fristsetzung
Rechtswirkung	keine zwingende	setzt den Verzug in Gang (falls nicht schon eingetreten)
Kosten	trägst du selbst	Verzugsschaden (Porto) auf den Patienten umlegbar
Pflicht?	nein, reine Kulanz	eine genügt

Du kannst die Zahlungserinnerung auch überspringen. Wenn deine Rechnung den Satz enthält „Diese Rechnung ist innerhalb von 30 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen; danach tritt Verzug ein", kommt der Patient nach §286 Abs. 3 BGB **automatisch** in Verzug — ganz ohne Mahnung.

Ab wann ist der Patient im Verzug?

Verzug ist die Voraussetzung für Zinsen und Kostenerstattung. Bei Privatpatienten (Verbrauchern) tritt er ein:

30 Tage nach Zugang der Rechnung — aber nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast (§286 Abs. 3 BGB).
Mit einer Mahnung nach Fälligkeit (§286 Abs. 1 BGB) — jederzeit möglich, auch vor Ablauf der 30 Tage.
Mit Ablauf eines kalendermäßig bestimmten Zahlungsziels („zahlbar bis 20.09.2026", §286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).

Nimm ein konkretes Zahlungsdatum auf die Rechnung („zahlbar bis TT.MM.JJJJ") **und** den 30-Tage-Hinweis. Dann musst du im Streitfall nicht darüber diskutieren, ab wann der Verzug lief.

Der Ablauf in vier Schritten

Zwischen den Stufen liegen jeweils ca. 7–10 Tage. Länger als sechs bis acht Wochen solltest du eine Forderung nicht unbearbeitet lassen.

Verzugszinsen und Mahngebühren richtig ansetzen

Verzugszinsen gegenüber Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der EZB (§288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli neu festgesetzt; zum Stand Juli 2026 liegt er bei 1,52 %, die Verzugszinsen also bei rund 6,5 % pro Jahr. Bei 435 € offener Forderung und zwei Monaten Verzug sind das rund 4,70 € — der praktische Wert liegt oft weniger im Geld als in der Signalwirkung.

Die **40-Euro-Pauschale** nach §288 Abs. 5 BGB gilt **nur zwischen Unternehmen**. Gegenüber einem Privatpatienten darfst du sie nicht ansetzen. Erstattungsfähig ist nur dein **tatsächlicher** Verzugsschaden: Porto, Material, ggf. später Anwalts- und Gerichtskosten. Eine Mahnkostenpauschale von 2,50–5 € pro Mahnung ist üblich und angemessen; „Bearbeitungsgebühren" von 15 € oder mehr sind angreifbar.

Die Kosten der ersten Zahlungserinnerung kannst du nicht weitergeben — zu diesem Zeitpunkt ist der Verzug meist noch nicht eingetreten.

Verjährung im Blick behalten

Offene Honorarforderungen verjähren nach drei Jahren (§195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§199 BGB): Eine Rechnung aus 2026 verjährt mit Ablauf des 31.12.2029.

Wer zu lange „aus Rücksicht" wartet, verliert am Ende den Anspruch. Ein **Mahnbescheid** hemmt die Verjährung und ist online in wenigen Minuten beantragt. Bei wiederholter Zahlungsverweigerung ist er der richtige Schritt — nicht die vierte freundliche Erinnerung.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Der Mahnbescheid ist der günstige Standardweg für unstreitige Geldforderungen:

Antrag online über das zentrale Mahngericht deines Bundeslandes.
Die Gerichtsgebühr richtet sich nach dem Streitwert und liegt bei kleinen Beträgen im niedrigen zweistelligen Bereich.
Zahlt der Patient nach Zustellung nicht und legt keinen Widerspruch ein, folgt der Vollstreckungsbescheid — damit kannst du vollstrecken.
Legt der Patient Widerspruch ein, geht es ins normale Klageverfahren; dann lohnt sich anwaltliche Hilfe.

Ein Ausfallhonorar bei einem nicht wahrgenommenen Termin folgt denselben Regeln — die Besonderheiten stehen im Artikel Ausfallhonorar in der Praxis.

Vorbeugen ist günstiger als mahnen

Klares Zahlungsziel auf jede Rechnung (Datum + 30-Tage-Hinweis) — neben den übrigen Pflichtangaben nach §14 UStG.
Bezahlung bei Behandlung anbieten (EC/Karte, Überweisung sofort) — gerade bei Selbstzahlern.
Honorarvereinbarung vorab, damit der Preis nie strittig ist.
Rechnung zeitnah stellen, nicht gesammelt am Quartalsende.
Zahlungseingänge im Blick: Eine Rechnungssoftware für Therapeuten zeigt offene Posten und erinnert automatisch — so bleibt keine Forderung liegen, bis sie fast verjährt ist.

Checkliste: offene Rechnung nachverfolgen

Rechnung mit Zahlungsziel (Datum) und 30-Tage-Verzugshinweis versehen
Nach Fristablauf: eine freundliche Zahlungserinnerung (kostenlos)
Danach: 1. Mahnung mit Frist, Verzugszinsen und Porto-Pauschale (2,50–5 €)
Optional 2. Mahnung mit Ankündigung des Mahnbescheids
Keine 40-€-Pauschale bei Privatpatienten
Bei anhaltender Nichtzahlung: Mahnbescheid online beantragen
Verjährung prüfen (3 Jahre ab Jahresende der Entstehung)

Häufige Missverständnisse

„Ich muss drei Mahnungen schicken." — Nein. Eine genügt; mit 30-Tage-Hinweis auf der Rechnung sogar keine.

„Ich darf 40 € Mahnpauschale nehmen." — Nur gegenüber Unternehmen. Bei Patienten nur realer Aufwand (Porto).

„Solange ich nicht mahne, passiert nichts." — Doch: Die Forderung verjährt nach drei Jahren, auch ohne dass du je gemahnt hast.

Fazit

Ein funktionierendes Mahnwesen ist kein Bürokratie-Monster: klare Rechnung mit Zahlungsziel, eine Zahlungserinnerung aus Kulanz, dann eine Mahnung mit Frist und Zinsen — und bei hartnäckiger Nichtzahlung der Mahnbescheid, bevor die Drei-Jahres-Frist läuft. Wer das konsequent, aber freundlich handhabt, bekommt sein Geld und behält die Patientenbeziehung.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich drei Mahnungen schicken, bevor ich weitere Schritte einleite?

Nein. Das ist ein verbreiteter Irrtum. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Patienten in Verzug zu setzen — und wenn deine Rechnung einen Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen enthält, tritt der Verzug sogar ganz ohne Mahnung ein (§286 Abs. 3 BGB). Viele Praxen schicken trotzdem erst eine freundliche Zahlungserinnerung, das ist Kulanz, keine Pflicht.

Ab wann ist ein Patient im Zahlungsverzug?

Bei Verbrauchern spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern du in der Rechnung darauf hingewiesen hast (§286 Abs. 3 BGB). Ohne diesen Hinweis tritt der Verzug erst mit einer Mahnung ein — oder mit Ablauf eines kalendermäßig bestimmten Zahlungsziels ("zahlbar bis 20.09.2026").

Welche Verzugszinsen darf ich einem Privatpatienten berechnen?

Gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der EZB (§288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli; zum Stand Juli 2026 liegt er bei 1,52 %, die Verzugszinsen also bei rund 6,5 %. Die 40-Euro-Pauschale nach §288 Abs. 5 BGB gilt nur zwischen Unternehmen, nicht gegenüber Patienten.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur den tatsächlichen Verzugsschaden — also reale Kosten wie Porto und Material. Eine Pauschale von etwa 2,50 bis 5 Euro pro Mahnung gilt als angemessen; höhere "Bearbeitungsgebühren" sind angreifbar. Die Kosten der ersten Zahlungserinnerung trägst du selbst, weil der Verzug erst danach eintritt.

Wann verjährt eine offene Honorarforderung?

Nach drei Jahren (§195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine 2026 gestellte Rechnung verjährt also mit Ablauf des 31.12.2029, sofern du die Verjährung nicht vorher hemmst — zum Beispiel durch einen Mahnbescheid.

Lohnt sich das gerichtliche Mahnverfahren bei kleinen Beträgen?

Der Mahnbescheid ist günstig (Gebühr abhängig vom Streitwert, bei kleinen Beträgen im niedrigen zweistelligen Bereich) und lässt sich online beantragen. Er hemmt die Verjährung und führt bei Widerspruch ins streitige Verfahren. Bei einem einmaligen, glaubhaft entschuldigten Ausfall ist Kulanz oft der bessere Weg — bei wiederholter Zahlungsverweigerung der Mahnbescheid.

Quellen

§286 BGB — Verzug des Schuldners
§288 BGB — Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
§195 BGB — Regelmäßige Verjährungsfrist und §199 BGB — Beginn der Verjährungsfrist
Deutsche Bundesbank — Basiszinssatz nach §247 BGB (halbjährliche Festsetzung)
Zentrales Mahngericht / Online-Mahnantrag: mahngerichte.de

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Invofy und beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der GoBD-konformen Rechnungs- und Praxisverwaltung für Heilberufe. Er arbeitet eng mit Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen zusammen und übersetzt komplexe steuer- und abrechnungsrechtliche Vorgaben (§14 UStG, §4 Nr. 14 UStG, GoBD, E-Rechnung) in praktikable Abläufe. Invofy entstand aus der Beobachtung, dass Therapiepraxen zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten Praxis-Systemen keine passende, rechtssichere Lösung finden. Alle Inhalte werden nach bestem Wissen recherchiert und mit den genannten Quellen belegt — sie ersetzen jedoch keine individuelle Steuerberatung.