Rechnung unterwegs schreiben: mobile Abrechnung für Hausbesuche in der Therapiepraxis

Die kurze Antwort: Du darfst Rechnungen mit dem Smartphone oder Tablet schreiben — und für Praxen mit Hausbesuchen ist genau das der schnellste Weg. Der Trick ist, die Rechnung direkt nach dem Termin fertigzustellen, solange Leistung, Datum und Dauer noch frisch sind, statt abends 8 Besuche aus dem Gedächtnis nachzutragen. Voraussetzung: eine Software, die auch mobil GoBD-konform arbeitet, und ein paar Datenschutz-Grundregeln.

Wie du eine korrekte Privatrechnung inhaltlich aufbaust, steht im Artikel Privatpatienten-Rechnung in der Physiotherapie. Hier geht es um die mobile Umsetzung.

Warum abends am PC nachtragen die schlechteste Lösung ist

Rechnung abends am PC nachtragen	Rechnung sofort nach dem Termin (mobil)
Leistung, Dauer, Datum aus dem Gedächtnis	frische, korrekte Angaben
8 Besuche = 8× Zettel entziffern	eine Rechnung pro Termin, fertig
Patient wartet Tage auf die Rechnung	Rechnung per E-Mail vor der Heimfahrt
Fehler fallen erst bei der Zahlung auf	Fehler sofort korrigierbar
Zusatzabend „Papierkram"	kein Papierkram-Abend

Lege dir für Hausbesuche **Standard-Leistungspakete** an (z. B. „KG Hausbesuch 30 Min. + Zuschlag + Wegegeld Zone 1"). Dann ist die Rechnung mit drei Tipps fertig, statt jede Position einzeln einzugeben.

Was du unterwegs wirklich brauchst

Nicht die volle Praxissoftware muss aufs Handy — nur die Funktionen, die am Patienten anfallen:

Rechnung erstellen und als PDF versenden (E-Mail direkt aus der App)
Patient wiederverwenden statt Adresse neu eintippen
Automatischer §4-Nr.-14-Hinweis auf der steuerfreien Heilbehandlung
Fortlaufende Nummer ohne Nachdenken
Offene Posten sehen — wer hat noch nicht bezahlt?
Terminliste des Tages für die Route

Eine browserbasierte Abrechnungssoftware für Physiotherapeuten läuft auf Smartphone, Tablet und Laptop mit denselben Funktionen — du brauchst keine getrennte „Handy-Version". Welche Lösung zu welcher Praxisgröße passt, vergleicht der Artikel Praxissoftware Physiotherapie im Vergleich.

Und wenn kein Netz da ist?

In Kellerwohnungen, auf dem Land oder im Aufzug ist die Mobilfunkverbindung oft schlecht. Zwei praktikable Wege: Entweder du erfasst die Eckdaten (Patient, Leistung, Dauer) kurz in der App und finalisierst die Rechnung, sobald wieder Empfang da ist — der Nummernkreis bleibt trotzdem lückenlos, weil die Software die Nummer erst bei der Finalisierung vergibt. Oder du nutzt für die Route ohnehin WLAN-Hotspot bzw. eine Datenkarte mit stabilem Netz. Wichtig ist nur: nichts auf losen Zetteln zwischenspeichern, die später verloren gehen.

Hausbesuch korrekt abrechnen

Bei Privatpatienten gibt es keine feste Gebührenordnung. Du rechnest in der Regel drei Bausteine ab:

Behandlung — Preis frei festgelegt, Orientierung an den GebüTH-Steigerungssätzen.
Hausbesuchszuschlag — ein Aufschlag dafür, dass die Behandlung nicht in der Praxis stattfindet.
Wegegeld — meist eine Kilometer- oder Entfernungspauschale für Hin- und Rückfahrt.

Alle drei Positionen gehören **als eigene Zeilen** auf die Rechnung, nicht in einen Sammelbetrag. Der Patient reicht die Rechnung bei seiner Versicherung ein, und Zuschlag wie Wegegeld werden dort teils anders erstattet als die Behandlung. Halte die Beträge vorab in einer **Honorarvereinbarung** fest.

Für GKV-Patienten läuft der Hausbesuch über die Verordnung mit Hausbesuchs-Vermerk; Wegegeld und Hausbesuchspauschale richten sich nach dem regionalen Heilmittel-Vergütungsvertrag und werden über das Abrechnungszentrum abgerechnet — nicht über deine Privatrechnungs-App.

Datenschutz auf dem mobilen Gerät

Rechnungen enthalten Name, Anschrift und teils Geburts- oder Versichertendaten — personenbezogene Daten, für Gesundheitsberufe zusätzlich unter besonderem Schutz (Art. 9 DSGVO). Auf dem Handy heißt das:

Gerätesperre mit PIN oder Biometrie, kurze automatische Sperre.
App-Login getrennt vom Gerät — wer das entsperrte Handy in die Hand bekommt, sieht nicht sofort die Patientenliste.
Keine Patientendaten in Notiz-Apps, Foto-Aufnahmen von Rezepten in der normalen Galerie oder per Messenger.
Anbieter prüfen: EU-Serverstandort, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Ein Foto der ärztlichen Verordnung, das ungesichert in der Handy-Galerie und automatisch in einer Cloud landet, ist ein Datenschutzverstoß. Erfasse Verordnungen nur in der geschützten App oder scanne sie erst in der Praxis.

GoBD gilt auch für die mobile Rechnung

Das Gerät ändert nichts an den Anforderungen: Eine mobil erstellte Rechnung muss fortlaufend nummeriert, nach Finalisierung unveränderbar und revisionssicher archiviert sein. Eine Rechnungssoftware leistet das systembedingt; eine am Handy bearbeitete Excel- oder Word-Datei nicht — die Gründe stehen im Artikel Excel-Alternative für die Therapiepraxis und im Ratgeber GoBD-konforme Rechnungen.

Wenn du unterwegs Bargeld annimmst, gib dem Patienten einen Beleg (die Rechnung mit Zahlungsvermerk genügt). Eine Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung brauchst du als abrechnende Therapiepraxis nicht — die Belegausgabepflicht nach §146a AO betrifft elektronische Kassensysteme, nicht die normale Rechnungsstellung.

E-Rechnung: was ab 2027/2028 dazukommt

Rechnungen an andere Unternehmen (z. B. an eine Reha-Einrichtung oder einen Arbeitgeber, der eine Leistung bucht) fallen ab 2027/2028 unter die E-Rechnungs-Pflicht — unabhängig davon, ob du sie am PC oder mobil erstellst. Rechnungen an Privatpatienten sind davon nicht betroffen. Details und Stichtage stehen im Artikel E-Rechnung-Pflicht für Heilberufe 2027/2028.

Checkliste: mobile Abrechnung im Hausbesuch

Rechnungssoftware im Browser auf Smartphone/Tablet nutzbar, GoBD-konform
Standard-Leistungspakete für Hausbesuche angelegt (Behandlung + Zuschlag + Wegegeld)
Honorarvereinbarung mit allen drei Positionen unterschrieben
§4-Nr.-14-Hinweis wird automatisch gesetzt
Gerätesperre + App-Login aktiv, keine Patientendaten in Notiz-/Foto-Apps
Anbieter: EU-Hosting, Verschlüsselung, AVV
Rechnung möglichst direkt nach dem Termin fertigstellen und versenden

Häufige Missverständnisse

„Rechnungen per Handy sind nicht rechtssicher." — Doch. Nicht das Gerät zählt, sondern die GoBD-Konformität der Software.

„Beim Hausbesuch reicht ein Sammelbetrag." — Nein. Behandlung, Zuschlag und Wegegeld gehören als getrennte Positionen auf die Rechnung.

„Für Barzahlung unterwegs brauche ich eine Registrierkasse." — Nein. Eine ordnungsgemäße Rechnung mit Zahlungsvermerk genügt.

Fazit

Mobile Abrechnung ist für Praxen mit Hausbesuchen kein Nice-to-have, sondern spart den Papierkram-Abend und beschleunigt die Zahlung. Wichtig sind drei Dinge: eine Software, die auch am Handy GoBD-konform arbeitet, sauber getrennte Positionen für Behandlung, Hausbesuchszuschlag und Wegegeld, und ein paar Datenschutz-Grundregeln auf dem Gerät. Dann ist die Rechnung fertig, bevor du wieder in der Praxis bist.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich Rechnungen legal mit einer App auf dem Smartphone schreiben?

Ja. Es gibt keine Vorschrift, die ein bestimmtes Gerät verlangt. Entscheidend ist, dass das System GoBD-konform arbeitet: lückenlose Rechnungsnummern, Unveränderbarkeit nach Finalisierung und revisionssichere Archivierung. Eine mobile Praxis- oder Rechnungssoftware erfüllt das genauso wie die Desktop-Version — eine Notiz-App oder eine mobil bearbeitete Excel-Datei nicht.

Was kostet ein Physiotherapie-Hausbesuch bei Privatpatienten?

Es gibt keine feste Gebührenordnung. Du legst den Behandlungspreis frei fest (Orientierung: GebüTH-Steigerungssätze) und rechnest zusätzlich einen Hausbesuchszuschlag und Wegegeld ab. Wegegeld ist meist eine Kilometer- oder Entfernungspauschale. Halte alle Positionen in einer schriftlichen Honorarvereinbarung fest.

Brauche ich für einen Hausbesuch eine ärztliche Verordnung?

Für die Umsatzsteuerfreiheit als Heilbehandlung brauchst du in der Regel eine ärztliche oder heilpraktische Verordnung — bei Hausbesuchen idealerweise mit dem Vermerk, dass die Behandlung im häuslichen Umfeld nötig ist. Ohne therapeutisches Ziel und Nachweis ist die Leistung umsatzsteuerpflichtig.

Ist eine Rechnungs-App auf dem Handy DSGVO-konform?

Sie kann es sein, wenn der Anbieter in der EU hostet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO bereitstellt und Daten verschlüsselt überträgt und speichert. Auf deiner Seite gehören eine Gerätesperre (PIN/Biometrie), ein App-Login und der Verzicht auf Patientendaten in ungesicherten Notiz- oder Foto-Apps dazu.

Muss ich die Rechnung direkt beim Patienten erstellen?

Nein, aber je schneller, desto weniger Fehler. Wenn du die Rechnung noch im Auto oder direkt nach dem Termin auf dem Tablet fertigstellst, sind Leistung, Datum und Dauer frisch — und der Patient kann sie sofort per E-Mail bekommen. Das verkürzt auch die Zeit bis zur Zahlung.

Quellen

§4 Nr. 14 UStG — Steuerbefreiung für Heilbehandlungen
§14 UStG — Pflichtangaben auf Rechnungen
§146 AO / §147 AO — Unveränderbarkeit und Aufbewahrung; §146a AO — Belegausgabe nur bei elektronischen Kassensystemen
Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien) und Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung)
GebüTH — Gebührenübersicht für Therapeuten; regionaler Heilmittel-Vergütungsvertrag (Wegegeld/Hausbesuchspauschale GKV), Übersichten von Physio Deutschland / IFK

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Invofy und beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der GoBD-konformen Rechnungs- und Praxisverwaltung für Heilberufe. Er arbeitet eng mit Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen zusammen und übersetzt komplexe steuer- und abrechnungsrechtliche Vorgaben (§14 UStG, §4 Nr. 14 UStG, GoBD, E-Rechnung) in praktikable Abläufe. Invofy entstand aus der Beobachtung, dass Therapiepraxen zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten Praxis-Systemen keine passende, rechtssichere Lösung finden. Alle Inhalte werden nach bestem Wissen recherchiert und mit den genannten Quellen belegt — sie ersetzen jedoch keine individuelle Steuerberatung.