E-Rechnung-Pflicht für Heilberufe: Was Therapeuten 2027 und 2028 wissen müssen

Die kurze Antwort vorweg: Wenn du ausschließlich Privatpatienten und gesetzlich Versicherte abrechnest, ändert sich für deine Patientenrechnungen nichts. Die E-Rechnungspflicht trifft Rechnungen zwischen Unternehmen — nicht die Rechnung an deine Patientin. Trotzdem solltest du den Zeitplan kennen, denn beim Empfang von E-Rechnungen bist du schon heute in der Pflicht, und sobald du auch nur gelegentlich an Firmen oder Einrichtungen abrechnest, wirst du selbst zum Versender.

Stell dir vor, dein Lieferant für Therapiebänder schickt dir im Januar eine Rechnung als ZUGFeRD-Datei. Du öffnest sie, sie sieht aus wie eine normale PDF — und genau das ist der Punkt: Du musst sie nicht nur lesen, sondern auch GoBD-konform archivieren können. Diese Pflicht gilt seit 2025. In diesem Leitfaden gehen wir Schritt für Schritt durch, was wirklich auf dich zukommt — mit Beispielen für Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen.

Die drei Stichtage auf einen Blick

Bevor wir ins Detail gehen, hier der gesamte Zeitplan in einer Grafik. Drei Daten zählen — und nur eines davon (2025, der Empfang) betrifft dich mit Sicherheit schon heute.

Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Bereich noch Papier oder PDF verschicken, sofern der Empfänger zustimmt. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz und das ausführende BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320), ergänzt durch das Update vom 15.10.2025.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt — und was nicht?

Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das Gesetz meint mit „E-Rechnung" ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das ein Computer ohne Texterkennung auslesen kann. Eine PDF — egal ob gescannt oder digital erzeugt — gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung.

Zugelassen ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das in der Praxis vier:

Für die allermeisten Heilberufler ist ZUGFeRD das relevante Format: Du siehst weiterhin eine normale PDF, im Hintergrund stecken aber die strukturierten Daten. Wichtig: Eine ZUGFeRD-Datei muss mindestens Version 2.0.1 sein — ältere Versionen (1.0) erfüllen die Anforderung nicht. Nur wer für eine Behörde arbeitet, braucht zwingend XRechnung.

Betrifft die Pflicht überhaupt deine Patientenrechnungen?

Für die allermeisten Therapeutinnen und Therapeuten lautet die Antwort: nein. Der Grund liegt in der Unterscheidung zwischen B2B (Geschäftskunden) und B2C (Privatkunden).

• Rechnung an Privatpatienten → B2C → keine E-Rechnungspflicht, dauerhaft.
• Abrechnung mit gesetzlichen Kassen (GKV) → läuft nicht über klassische Rechnungen, sondern über die eigenen, gesetzlich geregelten Datenträger-Austauschverfahren nach §302 SGB V (bei Heilmittelerbringern meist über ein Abrechnungszentrum). Die E-Rechnungspflicht nach UStG berührt diesen Weg nicht.
• Rechnung an ein Unternehmen (z. B. betriebliche Gesundheitsförderung für eine Firma, Honorar an ein MVZ oder eine Reha-Klinik) → B2B → fällt unter die Pflicht ab 2027/2028.

Wenn du also gelegentlich für Firmen oder Einrichtungen arbeitest, ist genau dieser Teil deines Geschäfts der relevante. Schauen wir uns drei typische Praxis-Situationen an.

Die wichtigsten Ausnahmen — auch bei B2B

Selbst wenn du an ein Unternehmen abrechnest, greifen mehrere Ausnahmen von der Versandpflicht. Drei davon sind für Praxen besonders relevant:

• Kleinbeträge bis 250 € (brutto): Rechnungen bis zu diesem Betrag dürfen nach §33 UStDV dauerhaft als Papier oder PDF ausgestellt werden — keine E-Rechnung nötig. Das deckt viele kleine B2B-Abrechnungen (z. B. ein einzelner Firmen-Workshop) ab.
• Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG.
• Leistungen an Endverbraucher (B2C) — also alle Privatpatienten-Rechnungen.

Kleinunternehmer und §4-Befreiung: empfangen ja, versenden meist nein

Viele Heilberufler rechnen umsatzsteuerfrei nach §4 Nr. 14 UStG ab (Heilbehandlung) oder sind Kleinunternehmer nach §19 UStG. Beides ändert nichts an der Empfangspflicht, wohl aber an der Versandpflicht. Wichtig ist, beides sauber zu trennen:

Kurz: Empfangen können musst du in jedem Fall. Versenden nur dann, wenn du steuerpflichtige Leistungen an Geschäftskunden stellst.

Unsicher, ob deine Leistungen unter die Umsatzsteuerbefreiung fallen? Das ist eine eigene, häufig missverstandene Frage — wir haben sie im Detail im Ratgeber Umsatzsteuerbefreiung für Heilberufe erklärt, und mit dem kostenlosen USt-Befreiungs-Check für Heilberufe kannst du es in zwei Minuten prüfen.

Empfangen kannst du wahrscheinlich schon heute

Die gute Nachricht: Die meisten Praxen haben das Empfangs-Problem längst gelöst, ohne es zu wissen. Das BMF stellt klar: Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang einer E-Rechnung. Wenn dir ein Lieferant heute eine ZUGFeRD-Rechnung schickt und du sie öffnen kannst, bist du formal in Ordnung.

Das eigentliche Problem kommt nach dem Empfang: Die Rechnung musst du 10 Jahre lang GoBD-konform aufbewahren — unveränderbar und jederzeit auffindbar. Die PDF im E-Mail-Ordner liegen zu lassen, erfüllt das nicht. Wie revisionssichere Archivierung konkret aussieht, erklären wir im Ratgeber zu GoBD-konformen Rechnungen.

Was du als Versender ab 2027/2028 brauchst

Falls du B2B-Rechnungen stellst, hier die konkrete Anforderung an deinen Versand:

1. Format ZUGFeRD (mindestens Profil BASIC) für gewerbliche Kunden, XRechnung für öffentliche Auftraggeber.
2. Alle Pflichtangaben nach §14 UStG müssen korrekt in den strukturierten Daten stehen — nicht nur sichtbar in der PDF. Welche das sind, fasst unser Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung zusammen.
3. Revisionssichere Ablage der ausgehenden E-Rechnungen, ebenfalls 10 Jahre.

Brauchst du dafür eine teure Spezial-Software?

Nein. Die Erstellung von ZUGFeRD ist kein Hexenwerk mehr — eine zeitgemäße Abrechnungssoftware für Heilberufe erzeugt das Format automatisch. Du schreibst die Rechnung wie gewohnt; die maschinenlesbaren Daten werden im Hintergrund eingebettet. Wichtig ist nur, dass deine Lösung das Format unterstützt — viele ältere Excel-Vorlagen und einfache PDF-Tools tun das nicht.

Sonderfall: Zusatzleistungen und die Gewerbesteuer-Falle

Gerade weil die E-Rechnung an den umsatzsteuerlichen Status anknüpft, lohnt ein Blick auf einen verwandten Stolperstein, der viele Praxen überrascht: steuerpflichtige Zusatzleistungen.

Sobald du neben der eigentlichen Heilbehandlung auch Leistungen anbietest, die nicht unter §4 Nr. 14 UStG fallen — etwa Wellness-Massagen ohne ärztliche Verordnung, Präventionskurse, Nahrungsergänzungsmittel oder den Verkauf von Trainingsgeräten — wird dieser Teil umsatzsteuer- und unter Umständen gewerbesteuerpflichtig. Damit kann genau dieser Anteil deines Geschäfts auch unter die E-Rechnungspflicht fallen, wenn du ihn an Unternehmen abrechnest.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Ein häufiges Missverständnis: E-Rechnung und Telematikinfrastruktur (TI) sind zwei verschiedene Dinge. Die TI ist die vernetzte Infrastruktur des Gesundheitswesens (eGK, eRezept, ePA) und für viele Praxen ein eigenes, paralleles Digitalisierungsthema. Die E-Rechnungspflicht nach UStG hat damit technisch nichts zu tun — sie betrifft die steuerliche Rechnungsstellung gegenüber Unternehmen, nicht die Kommunikation im GKV-System. Verwechsle die beiden Fristen also nicht: Die E-Rechnung kannst du unabhängig von deinem TI-Status umsetzen.

Checkliste: Bist du vorbereitet?

• Festes E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen eingerichtet
• Eingehende E-Rechnungen werden GoBD-konform 10 Jahre archiviert (nicht nur im Mail-Ordner)
• Geprüft, ob du B2B-Rechnungen stellst (Firmen, Einrichtungen, Kostenträger)
• Falls ja: Software erzeugt ZUGFeRD/XRechnung — spätestens bis 2028
• Patientenrechnungen (B2C) laufen unverändert weiter
• Bei Unsicherheit zur USt-Befreiung: USt-Check gemacht oder Steuerberater gefragt

Häufige Missverständnisse

„Ich bin von der Umsatzsteuer befreit, also betrifft mich die E-Rechnung nicht." — Falsch. Die §4-Befreiung betrifft die Umsatzsteuer, nicht die E-Rechnung. Empfangen musst du trotzdem.

„Ich schicke meine PDF einfach weiter wie bisher." — Im B2C an Privatpatienten: ja, dauerhaft. Im B2B ab 2028: nein.

„Eine E-Rechnung ist eine als PDF gespeicherte Rechnung." — Nein, gemeint ist ein strukturiertes Format (XML nach EN 16931), nicht das Dateiformat PDF.

„Kleinbeträge muss ich auch als E-Rechnung schicken." — Nein, bis 250 € brutto bleibt die normale Rechnung erlaubt (§33 UStDV).

„E-Rechnung und TI sind dasselbe Projekt." — Nein, zwei getrennte Themen mit eigenen Fristen.

Fazit

Die Schlagzeile „E-Rechnungspflicht ab 2025" klingt dramatischer, als sie für die meisten Praxen ist. Empfangen können: ja, ab sofort, mit GoBD-konformer Aufbewahrung. Selbst versenden: nur im B2B-Geschäft, und das erst ab 2027 (große Betriebe) bzw. 2028 (alle übrigen). Deine Rechnung an die Privatpatientin bleibt unverändert als PDF erlaubt.

Der wichtigste Schritt, den du heute machen kannst: sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen sauber archiviert werden — und prüfen, ob in deinem Geschäft ein B2B-Anteil steckt.

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Invofy und beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der GoBD-konformen Rechnungs- und Praxisverwaltung für Heilberufe. Er arbeitet eng mit Physio-, Ergo-, Logo- und Psychotherapie-Praxen zusammen und übersetzt komplexe steuer- und abrechnungsrechtliche Vorgaben (§14 UStG, §4 Nr. 14 UStG, GoBD, E-Rechnung) in praktikable Abläufe. Invofy entstand aus der Beobachtung, dass Therapiepraxen zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten Praxis-Systemen keine passende, rechtssichere Lösung finden. Alle Inhalte werden nach bestem Wissen recherchiert und mit den genannten Quellen belegt — sie ersetzen jedoch keine individuelle Steuerberatung.

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