Rechnung schreiben als Psychotherapeut — datenschutzkonform
Als Psychotherapeut stehen Sie vor einer besonderen Herausforderung: Ihre Rechnungen müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten — und gleichzeitig die strenge Schweigepflicht und den Datenschutz Ihrer Patienten wahren. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie beides unter einen Hut bekommen.
Muss die Diagnose auf der Rechnung stehen?
Die kurze Antwort lautet: Nein. Auf Privatrechnungen an Selbstzahler müssen und sollten Sie keine Diagnose angeben. Die Rechnung ist ein Dokument, das unter Umständen von Dritten eingesehen wird — etwa vom Ehepartner, Arbeitgeber oder Finanzamt. Eine Diagnose auf der Rechnung wäre ein schwerwiegender Verstoß gegen die Schweigepflicht.
Was auf die Rechnung gehört:
- ✓ Datum der einzelnen Sitzungen
- ✓ Anzahl der durchgeführten Sitzungen
- ✓ Dauer je Sitzung (z. B. 50 Minuten)
- ✓ Stundensatz bzw. Sitzungspreis
- ✓ Art der Leistung (z. B. „Psychotherapeutische Sitzung“)
Was NICHT auf die Rechnung gehört: Diagnose (ICD-10-Codes), Befunde, Therapieinhalte, Therapiemethode im Detail.
Anders verhält es sich bei Rechnungen an die private Krankenversicherung oder die Beihilfe: Hier kann eine Diagnoseangabe verlangt werden. In diesem Fall sollte die Rechnung direkt an die Versicherung oder Beihilfestelle adressiert werden — nicht über den Patienten. So bleibt der Datenschutz gewahrt.
Datenschutz & Schweigepflicht auf Rechnungen
Die ärztliche Schweigepflicht nach §203 StGB und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzen enge Grenzen dafür, welche Informationen auf einer Rechnung erscheinen dürfen. Als Psychotherapeut tragen Sie hier eine besondere Verantwortung.
Erlaubt: Allgemeine Leistungsbeschreibung
„Psychotherapeutische Sitzung“, „Einzeltherapie“ oder „Probatorische Sitzung“ sind ausreichend und datenschutzkonform.
Erlaubt: Name und Adresse des Patienten
Diese Angaben sind für eine ordnungsgemäße Rechnung vorgeschrieben und datenschutzrechtlich durch den Behandlungsvertrag legitimiert.
Verboten: Diagnosen, Befunde und Therapiedetails
ICD-10-Codes, Krankheitsbezeichnungen oder Details zur Therapiemethode haben auf einer Privatrechnung nichts verloren. Sie unterliegen der Schweigepflicht.
Verboten: Hinweise auf die Art der Erkrankung
Auch indirekte Hinweise wie „Traumatherapie“ oder „Suchtbehandlung“ sind problematisch, da sie Rückschlüsse auf die Diagnose zulassen.
Für den E-Mail-Versand von Rechnungen empfiehlt sich eine verschlüsselte Übertragung. Alternativ können Sie die Rechnung als passwortgeschütztes PDF versenden — oder Ihren Patienten einen sicheren Download-Link zur Verfügung stellen, wie es Invofy bietet.
USt-Befreiung für Psychotherapeuten
Psychotherapeutische Behandlungen sind nach §4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Dies gilt sowohl für approbierte Psychotherapeuten als auch für Heilpraktiker für Psychotherapie — vorausgesetzt, es handelt sich um Heilbehandlungen.
Die Befreiung umfasst:
- ✓ Einzeltherapie-Sitzungen
- ✓ Gruppentherapie-Sitzungen
- ✓ Probatorische Sitzungen
- ✓ Diagnostische Sitzungen mit therapeutischer Zielsetzung
- ✓ Kriseninterventionen
Nicht befreit sind dagegen Coaching, Supervision (ohne Heilbehandlungscharakter), Seminare und Vorträge. Für diese Leistungen müssen Sie 19 % Umsatzsteuer berechnen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem ausführlichen Ratgeber zur Umsatzsteuerbefreiung für Heilberufe.
Pflichtangaben auf der Psychotherapie-Rechnung
Für Psychotherapeuten gelten dieselben Pflichtangaben wie für alle Rechnungen nach §14 UStG. Im psychotherapeutischen Kontext sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten:
Name und Anschrift: Praxisname, Ihr vollständiger Name, Ihre Qualifikation (z. B. „Psychologischer Psychotherapeut“) und Anschrift.
Patientendaten: Vollständiger Name und Anschrift des Patienten. Keine weiteren personenbezogenen Daten.
Leistungsbeschreibung: „Psychotherapeutische Sitzung“ reicht aus. Keine Diagnose, keine Details zur Methode.
Sitzungsdaten: Einzeldaten jeder Sitzung oder Leistungszeitraum. Dauer pro Sitzung angeben (z. B. 50 Minuten).
Steuerhinweis: „Gemäß §4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerbefreit.“
Alle weiteren Pflichtangaben (Steuernummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum etc.) finden Sie in unserer vollständigen Checkliste für Pflichtangaben.
Rechnungen für Beihilfe-Patienten
Beamte und andere Beihilfeberechtigte reichen Ihre Rechnung bei der Beihilfestelle ein. Hier gelten besondere Anforderungen:
- Die Rechnung muss die GOÄ-Ziffern (Gebührenordnung für Ärzte) oder GOP-Ziffern enthalten, damit die Beihilfestelle die Erstattung berechnen kann.
- Eine Diagnose kann von der Beihilfestelle verlangt werden. In diesem Fall sollte die Rechnung direkt an die Beihilfestelle adressiert werden — oder der Patient reicht sie eigenverantwortlich ein.
- Achten Sie darauf, dass die Sitzungsdauer klar erkennbar ist, da dies für die Erstattungshöhe relevant ist.
Praxis-Tipp: Erstellen Sie für Beihilfe-Patienten eine separate Rechnung, die die GOÄ-Ziffern enthält. Invofy unterstützt verschiedene Rechnungsformate — so können Sie für jeden Patienten die passende Variante wählen.